Administrative and commercial German for office managers, HR, accounting, procurement and supply-chain or warehouse logistics staff.
Language & recognition note: B1–B2 German is the standard benchmark for commercial administration (Kaufleute für Büromanagement) and logistics coordination.
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What is covered in this A2–B2 track
This guide organises 60 high-frequency German workplace terms and expressions into four real-world scenarios: Contracts, HR & payslips, Meetings, emails & deadlines, Invoices, accounting & orders, Warehouse, shipping & customs. Every noun includes its definite article (der, die, das) and plural form, and every entry is shown inside a complete workplace sentence with an English translation and grammar or usage note.
Contracts, HR & payslips (15 terms)
| German term & plural | English meaning | Workplace example sentence |
|---|---|---|
| der Arbeitsvertrag Pl: Arbeitsverträge A2 · Noun | employment contract Der Arbeitsvertrag combines Arbeit (work) and Vertrag (contract) to mean employment agreement. | Bitte unterschreiben Sie den Arbeitsvertrag und senden Sie ihn zurück. Please sign the employment contract and send it back. |
| die Probezeit Pl: Probezeiten B1 · Noun | probationary period Die Probezeit refers to the trial employment period during which either party can terminate quickly. | Während der sechsmonatigen Probezeit gilt eine verkürzte Kündigungsfrist. During the six-month probationary period, a shortened notice period applies. |
| die Gehaltsabrechnung Pl: Gehaltsabrechnungen B1 · Noun | monthly payslip statement Die Gehaltsabrechnung breaks down gross earnings, social contributions, and net payout. | Am Ende jedes Monats erhalten alle Angestellten ihre Gehaltsabrechnung online. At the end of each month, all employees receive their payslip statement online. |
| die Kündigungsfrist Pl: Kündigungsfristen B1 · Noun | contractual notice period Die Kündigungsfrist specifies the required advance notice before terminating a contract. | Laut Tarifvertrag beträgt die reguläre Kündigungsfrist vier Wochen zum Monatsende. According to the collective agreement, the regular notice period is four weeks to the end of the month. |
| die Krankmeldung Pl: Krankmeldungen A2 · Noun | official sick leave notice Eine Krankmeldung notifies the employer and HR about an employee's illness-related absence. | Reichen Sie Ihre ärztliche Krankmeldung bitte spätestens am dritten Tag ein. Please submit your medical sick leave notice by the third day at the latest. |
| der Urlaubsanspruch Pl: Urlaubsansprüche B1 · Noun | annual leave entitlement Der Urlaubsanspruch denotes the contractual or statutory right to paid annual leave days. | Der gesetzliche Urlaubsanspruch beträgt in Vollzeit mindestens zwanzig Arbeitstage. The statutory annual leave entitlement in full-time work is at least twenty working days. |
| die Personalabteilung Pl: Personalabteilungen A2 · Noun | human resources department Die Personalabteilung handles HR functions such as recruiting, payroll, and employee records. | Bei Fragen zur Elternzeit wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung. For questions regarding parental leave, please contact the human resources department. |
| der Betriebsrat Pl: Betriebsräte B2 · Noun | elected works council Der Betriebsrat is the elected body representing employee rights in German companies. | Der Betriebsrat vertritt die Interessen der Arbeitnehmer gegenüber der Geschäftsführung. The elected works council represents the interests of employees toward company management. |
| kündigen B1 · Verb | to terminate an employment Kündigen requires written form (Schriftform) when terminating an employment relationship under German law. | Er möchte zum Quartalsende sein Arbeitsverhältnis schriftlich kündigen. He wants to terminate his employment in writing at the end of the quarter. |
| beantragen B1 · Verb | to submit an application for Beantragen is commonly used for formally requesting vacation days, permits, or subsidies. | Sie müssen den Erholungsurlaub zwei Wochen im Voraus beim Teamleiter beantragen. You have to submit an application for recreational leave two weeks in advance to the team leader. |
| einstellen B1 · Verb | to hire a new staff member Einstellen means to employ or hire a worker; it is commonly contrasted with entlassen (to dismiss). | Das Unternehmen möchte im kommenden Quartal fünf neue Fachkräfte einstellen. The company wants to hire five new skilled specialists in the upcoming quarter. |
| befristet B1 · Adjective | fixed-term or temporary Ein befristeter Vertrag has a predefined end date, unlike an unbefristeter Vertrag. | Ihre Stelle ist zunächst auf ein Kalenderjahr befristet. Her position is initially temporary for one calendar year. |
| sozialversicherungspflichtig B2 · Adjective | subject to social insurance Sozialversicherungspflichtig means health, pension, care, and unemployment deductions apply automatically. | Diese Vollzeitbeschäftigung ist voll sozialversicherungspflichtig. This full-time employment is fully subject to social insurance. |
| in Vollzeit arbeiten A2 · Expression | to work on a full-time basis In Vollzeit arbeiten refers to working full standard weekly hours (usually 38 to 40 hours in Germany). | Nach Abschluss der Ausbildung wird Frau Müller in Vollzeit arbeiten. After completing her apprenticeship, Ms. Müller will work on a full-time basis. |
| eine Abmahnung erhalten B2 · Expression | to receive a written warning Eine Abmahnung is an official formal warning required in German labor law before behavioral termination. | Bei wiederholter unentschuldigter Verspätung kann der Mitarbeiter eine Abmahnung erhalten. In the case of repeated unexcused lateness, the employee can receive a written warning. |
Meetings, emails & deadlines (15 terms)
| German term & plural | English meaning | Workplace example sentence |
|---|---|---|
| die Tagesordnung Pl: Tagesordnungen B1 · Noun | meeting agenda outline Die Tagesordnung (often abbreviated TOP for Tagesordnungspunkt) lists items to be discussed in a meeting. | Vor Beginn der Sitzung gehen wir kurz die Tagesordnung durch. Before the meeting begins, we briefly go through the agenda outline. |
| die Besprechung Pl: Besprechungen A2 · Noun | business meeting or session Die Besprechung is a standard office term for an internal or client meeting. | Die wöchentliche Besprechung findet immer montags um neun Uhr statt. The weekly business meeting always takes place on Mondays at nine o'clock. |
| das Protokoll Pl: Protokolle B1 · Noun | official meeting minutes Das Protokoll documents what was discussed and decided in a meeting (Protokoll führen = to take minutes). | Herr Becker schreibt heute das Protokoll über unsere Beschlüsse. Mr. Becker is writing the official meeting minutes regarding our decisions today. |
| die Frist Pl: Fristen B1 · Noun | binding deadline or period Eine Frist is a time limit or deadline within which an action must be completed. | Die gesetzte Frist für den Projektbericht läuft morgen um zwölf Uhr ab. The binding deadline for the project report expires tomorrow at twelve o'clock. |
| der Anhang Pl: Anhänge A2 · Noun | email document attachment Der Anhang in correspondence refers to files attached to an email or message. | Die gewünschten Tabellen finden Sie im Anhang dieser Nachricht. You will find the requested tables in the email document attachment of this message. |
| der Betreff Pl: Betreffe A2 · Noun | email subject line Der Betreff summarizes the topic of formal correspondence or email headers. | Bitte tragen Sie die Projektnummer direkt in den Betreff der E-Mail ein. Please enter the project number directly into the email subject line. |
| die Vollmacht Pl: Vollmachten B2 · Noun | written power of attorney Eine Vollmacht authorizes someone to act legally or commercially on behalf of another party. | Ohne schriftliche Vollmacht darf die Assistentin diesen Vertrag nicht unterzeichnen. Without written power of attorney, the assistant may not sign this contract. |
| vereinbaren A2 · Verb | to schedule or agree upon Einen Termin vereinbaren is the standard German phrase for scheduling an appointment. | Lassen Sie uns telefonisch einen neuen Gesprächstermin vereinbaren. Let us schedule a new conversation appointment by telephone. |
| protokollieren B2 · Verb | to record meeting minutes Protokollieren means to take minutes or keep an official written record during meetings. | Die Schriftführerin wird alle Diskussionspunkte sorgfältig protokollieren. The secretary will carefully record all discussion points in the meeting minutes. |
| weiterleiten B1 · Verb | to forward an email or file Weiterleiten is a separable verb meaning to forward or redirect messages and documents. | Können Sie die Nachricht bitte umgehend an die Buchhaltung weiterleiten? Can you please immediately forward the message to accounting? |
| fristgerecht B1 · Adjective | on time or within deadline Fristgerecht means delivered before the stipulated deadline expired. | Die Unterlagen wurden vom Projektteam absolut fristgerecht eingereicht. The documents were submitted completely on time by the project team. |
| dringend A2 · Adverb | urgently or with priority Dringend signals immediate priority requiring prompt action in workplace emails. | Der Abteilungsleiter muss diesen Rückruf dringend erledigen. The department manager needs to handle this callback urgently. |
| eine Frist einhalten B1 · Expression | to meet a strict deadline Eine Frist einhalten means strictly meeting the time limit agreed upon. | Es ist für den Projekterfolg unerlässlich, dass wir eine Frist einhalten. It is essential for project success that we meet a strict deadline. |
| Rücksprache halten B2 · Expression | to consult or confer with Rücksprache halten means conferring with a colleague or manager before taking action. | Bevor wir das Angebot annehmen, müssen wir mit der Leitung Rücksprache halten. Before we accept the offer, we need to consult with management. |
| zur Kenntnis nehmen B2 · Expression | to acknowledge or note down Zur Kenntnis nehmen is formal bureaucratic German for acknowledging received information. | Wir haben Ihre Einwände geprüft und werden sie offiziell zur Kenntnis nehmen. We reviewed your objections and will officially acknowledge them. |
Invoices, accounting & orders (15 terms)
| German term & plural | English meaning | Workplace example sentence |
|---|---|---|
| die Rechnung Pl: Rechnungen A2 · Noun | commercial billing invoice Die Rechnung is the standard commercial document demanding payment for goods or services. | Bitte begleichen Sie die beiliegende Rechnung innerhalb von vierzehn Tagen. Please settle the enclosed billing invoice within fourteen days. |
| die Mahnung Pl: Mahnungen B1 · Noun | payment overdue reminder Eine Mahnung formally reminds a debtor that an invoice is overdue (Zahlungsverzug). | Da die Zahlung ausblieb, verschickte die Buchhaltung eine erste Mahnung. Because payment was not received, accounting dispatched a first overdue reminder. |
| das Angebot Pl: Angebote A2 · Noun | business commercial quote Ein Angebot in business refers to a formal sales quotation or tender. | Der Lieferant hat uns ein sehr günstiges Angebot für Büromaterial unterbreitet. The supplier submitted a very favorable commercial quote for office supplies to us. |
| die Bestellung Pl: Bestellungen A2 · Noun | purchase merchandise order Die Bestellung is a binding commercial purchase order for goods or materials. | Wir haben die Bestellung für neue Hardware gestern im System aufgegeben. We placed the purchase order for new hardware yesterday in the system. |
| das Zahlungsziel Pl: Zahlungsziele B1 · Noun | stipulated payment term Das Zahlungsziel specifies the exact window in which an invoice must be settled. | Das vereinbarte Zahlungsziel beträgt dreißig Tage netto ab Rechnungsdatum. The agreed payment term is thirty days net from the invoice date. |
| das Skonto Pl: Skonti B2 · Noun | early payment cash discount Das Skonto (plural: Skonti) is a deduction allowed if an invoice is settled promptly. | Bei Zahlung innerhalb von acht Tagen gewähren wir zwei Prozent Skonto. For payment within eight days, we grant a two percent cash discount. |
| die Kontonummer Pl: Kontonummern A2 · Noun | bank account number code Die Kontonummer or modern IBAN identifies the target bank account for payment transfers. | Geben Sie bei der Überweisung bitte die korrekte Kontonummer des Empfängers an. Please indicate the recipient's correct bank account number on the bank transfer. |
| überweisen A2 · Verb | to transfer money to an account Überweisen means to electronically remit funds from one bank account to another. | Die Finanzabteilung wird den Rechnungsbetrag heute noch überweisen. The finance department will transfer the invoice amount today. |
| stornieren B1 · Verb | to cancel a placed order Stornieren means to cancel a booking, purchase, or invoice in commercial accounting. | Weil der Kunde die Ware nicht mehr benötigt, müssen wir den Auftrag stornieren. Because the customer no longer needs the goods, we have to cancel the order. |
| buchen B1 · Verb | to enter into accounts ledger Buchen means entering a financial transaction into the accounting ledger. | Der Buchhalter muss diesen Zahlungseingang auf das richtige Sachkonto buchen. The accountant must enter this incoming payment into the correct general ledger account. |
| fällig B1 · Adjective | due for immediate payment Fällig indicates that a payment or obligation has reached its maturity date. | Diese Rechnung ist seit vergangenem Freitag ohne Abzug fällig. This invoice has been due without deductions since last Friday. |
| kostenpflichtig B1 · Adjective | subject to additional fees Kostenpflichtig means that a service or order incurs a fee and is not provided free of charge. | Der Expressversand von Ersatzteilen ist für den Kunden leider kostenpflichtig. Express shipping of spare parts is unfortunately subject to additional fees for the customer. |
| eine Rechnung begleichen B1 · Expression | to settle an outstanding bill Eine Rechnung begleichen is the formal expression for settling or paying an invoice. | Als verlässlicher Partner sollten Sie stets pünktlich eine Rechnung begleichen. As a reliable partner, you should always settle an outstanding bill on time. |
| einen Rabatt gewähren B1 · Expression | to grant a price reduction Einen Rabatt gewähren means offering a discount or commercial price deduction to a customer. | Bei Großbestellungen ab fünfzig Stück können wir Ihnen gern einen Rabatt gewähren. For bulk orders of fifty units or more, we are happy to grant a price reduction to you. |
| in Verzug geraten B2 · Expression | to default on timely payment In Verzug geraten is a legal and commercial term for entering formal default of payment or delivery. | Wer fällige Beträge trotz Erinnerung nicht zahlt, kann schnell in Verzug geraten. Whoever fails to pay due amounts despite reminders can quickly default on timely payment. |
Warehouse, shipping & customs (15 terms)
| German term & plural | English meaning | Workplace example sentence |
|---|---|---|
| der Lieferschein Pl: Lieferscheine A2 · Noun | goods delivery packing slip Der Lieferschein accompanies shipments to verify item descriptions and quantities upon arrival. | Vergleichen Sie die angelieferte Ware bitte sorgfältig mit dem beiliegenden Lieferschein. Please carefully compare the delivered goods with the enclosed delivery packing slip. |
| der Lagerbestand Pl: Lagerbestände B1 · Noun | physical inventory stock Der Lagerbestand quantifies goods currently stored in the warehouse or fulfillment center. | Unser aktueller Lagerbestand reicht noch für etwa zwei Produktionswochen aus. Our current physical inventory stock is still sufficient for about two weeks of production. |
| der Gabelstapler Pl: Gabelstapler A2 · Noun | heavy warehouse forklift Der Gabelstapler is a powered industrial truck used to lift and move palletized freight. | Nur Mitarbeiter mit speziellem Fahrausweis dürfen den Gabelstapler bedienen. Only employees with a special license are permitted to operate the heavy warehouse forklift. |
| der Versand singular only A2 · Noun | goods shipping dispatch Der Versand (uncountable) refers to the dispatch or outgoing shipping process in logistics. | Die fertigen Pakete werden heute Nachmittag für den Versand vorbereitet. The finished parcels are being prepared for shipping dispatch this afternoon. |
| die Lieferkette Pl: Lieferketten B2 · Noun | global logistic supply chain Die Lieferkette encompasses the entire network of organizations and logistics delivering a product. | Globale Krisen können die gesamte industrielle Lieferkette empfindlich unterbrechen. Global crises can severely disrupt the entire industrial supply chain. |
| die Zollabfertigung Pl: Zollabfertigungen B2 · Noun | customs clearance processing Die Zollabfertigung involves presenting goods and paperwork to customs authorities for import and export. | Für Ausfuhren nach Übersee ist eine vollständige Zollabfertigung vorgeschrieben. Full customs clearance processing is mandatory for exports overseas. |
| der Frachtbrief Pl: Frachtbriefe B2 · Noun | commercial consignment note Der Frachtbrief (CMR in road transport) documents carrier contracts and cargo details. | Der Spediteur übergibt dem Empfänger den unterschriebenen Frachtbrief. The freight carrier hands the signed consignment note over to the recipient. |
| die Europalette Pl: Europaletten B1 · Noun | standardized wooden euro-pallet Die Europalette (standard size 1200 by 800 mm) is the cornerstone of European freight logistics. | Die Kisten sind stabil auf einer genormten Europalette gesichert. The crates are stably secured on a standardized wooden euro-pallet. |
| versenden A2 · Verb | to dispatch goods or parcels Versenden means sending packages, cargo, or dispatches to customers. | Wir werden die bestellte Ware noch heute per Expresskurier versenden. We will dispatch the ordered goods today via express courier. |
| verpacken A2 · Verb | to box or package items Verpacken refers to wrapping, boxing, or preparing items for protected transport. | Zerbrechliche Gläser müssen wir mit Polsterfolie besonders sicher verpacken. We have to package fragile glasses particularly securely with bubble wrap. |
| verzollen B2 · Verb | to declare goods for customs Verzollen means paying customs duty or declaring imported goods legally at border control. | Der Importeur muss alle aus Drittländern eingeführten Maschinen ordnungsgemäß verzollen. The importer must properly declare all machinery imported from third countries for customs. |
| beschädigt A2 · Adjective | damaged during transit Beschädigt indicates physical damage to goods or packaging during storage or handling. | Der Karton kam leider stark eingedrückt und sichtbar beschädigt an. The cardboard box unfortunately arrived heavily crushed and visibly damaged. |
| lieferbar A2 · Adjective | available for dispatch Lieferbar indicates that an item is currently in stock and ready to be shipped. | Der gewünschte Artikel ist ab unserem Außenlager sofort lieferbar. The requested article is immediately available for dispatch from our external warehouse. |
| den Empfang bestätigen B1 · Expression | to confirm receipt of goods Den Empfang bestätigen means signing or acknowledging delivery on arrival. | Der Warenannehmer muss auf dem mobilen Terminal direkt den Empfang bestätigen. The goods receiver must confirm receipt of goods directly on the mobile terminal. |
| Waren kommissionieren B2 · Expression | to pick and pack warehouse goods Kommissionieren (order picking) refers to gathering specific items from storage to fulfill customer orders. | Im Hochregallager müssen die Logistikkräfte täglich per Hand Waren kommissionieren. In the high-bay warehouse, logistics workers must pick and pack warehouse goods by hand every day. |
Practise and retain these 60 workplace terms
Reading a glossary table is a helpful first step, but active recall under real workplace pressure requires repetition. Launch the interactive Office, Business & Logistics flashcard trainer to test yourself in both German-to-English and English-to-German directions, or switch to Workplace Sentence (Cloze) mode to practise completing sentences from contracts, hr & payslips, meetings, emails & deadlines, invoices, accounting & orders, warehouse, shipping & customs.
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